企業が行う安否確認とは？重要性・流れ・注意点を徹底解説

企業の安否確認とは、災害などの緊急時において、従業員の現在の状況を確認する手段です。安否確認は従業員の安全確保と業務継続のために重要視されており、企業にとって欠かせない取り組みだといえます。

また、安否確認は労働契約法第5条に記載の安全配慮義務に含まれると考えられています。そのため、企業は安否確認の体制を整えることが重要です。

当記事では、以下のことがわかります。

最後まで読めば、安否確認の必要性と手順がわかり、より安心・安全な企業運営ができるでしょう。

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2024年7月10日 安否確認

企業が行う安否確認とは？社員の安全を確認する取り組み

企業が行う安否確認は、災害や緊急事態の際に、全従業員の安全と現在の状況を迅速に把握するための重要な取り組みです。

具体的には、地震や台風などの自然災害・火災や事故など突発的な事件が発生した際に、以下の事柄を確認します。

企業によっては、従業員だけではなく家族や関係者の安否確認も必要なケースがあります。

また、リモートワークが普及している現在、従業員がオフィス以外にいる場合でも、確実に連絡を取るためのシステムや手段の整備が重要です。

企業は安否確認により、従業員の安全を確保し、必要な支援や救助を迅速に行えます。

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2024年7月10日 安否確認

従業員の命を守る！企業が知るべき安否確認を行う4つの重要性

企業が知るべき安否確認を行う重要性は以下の4つです。

安否確認は、企業が従業員の命を守り、事業の継続を確保するために不可欠な取り組みです。ここでは、従業員の命を守るために企業が知るべき安否確認の重要性を詳しく解説します。

最後まで見れば、安否確認の重要性がわかり、企業の信頼性と従業員の安心感を高める行動につながるでしょう。

従業員の安全確保・安心感向上

安否確認を行うことで、従業員の安心感・企業全体の信頼性を高められます。

特に、地震や台風などの自然災害が頻発する日本において、従業員の安全を守るための安否確認は不可欠です。出張時・夜間勤務時・休日に従業員が被災した場合、安否確認の連絡や避難指示が届くことで、従業員に安心感を提供できます。

安否確認によって、万が一の被災時に、迅速な救助や支援が可能です。

さらに、企業が従業員の家族の情報も共有すると、従業員が安心して災害対応に取り組めます。家族の状況が分からないまま無理に出社するなどの二次災害も防ぐことが可能です。

業務継続(BCP)の確保・判断

企業の安否確認は、業務継続（BCP）を考えるうえでも重要です。業務継続（BCP）とは、災害や事故などの緊急事態が発生した場合に、事業の中断を最小限に抑え、迅速な事業再開のための計画です。

業務継続（BCP）には、以下の内容が含まれます。

企業の存続を考えた際、従業員の存在は欠かせません。そのため、企業の安否確認は業務継続（BCP）の手段の一つだといえます。

例えば、従業員の安否確認によって、どの程度の人員が確保できるかを把握し、業務継続の判断が可能になります。安否確認は、災害後の混乱を最小限に抑え、事業の早期復旧を支援します。

法的義務の履行

企業の安否確認は、従業員の安全を確保するための法的な義務です。労働契約法第5条では、使用者に対して労働者の生命や身体の安全を確保する「安全配慮義務」が定められています。

(労働者の安全への配慮)

第五条　使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする。

引用元：労働契約法

また、政府が発表した防災基本計画では、企業に以下の役割を与えています。

(3) 企業防災の促進
○企業は、災害時に企業の果たす役割（生命の安全確保、二次災害の防止、事業の継続、地域貢献・地域との共生）を十分に認識し、自らの自然災害リスクを把握するとともに、リスクに応じた、リスクコントロールとリスクファイナンスの組み合わせによるリスクマネジメントの実施に努めるものとする。

引用元：防災基本計画

企業は災害時にも従業員の安否を素早く確認し、必要な指示を出す責任があります。災害時に安否確認を怠ると、安全配慮義務違反に問われる可能性があり、企業の信頼性や社会的評価に大きな影響を及ぼします。

東日本大震災のあとには、津波犠牲者の遺族が七十七銀行女川支店の避難対応に関する過失責任を求めて訴訟を起こしました。

裁判の結果、使用者が損害賠償の責を負うことは認められていません。しかし、裁判所は自然災害発生時も使用者に安全配慮義務があると示しています。

３ 判断
(1) 被告の本件被災行員ら３名に対する安全配慮義務の存在について被告は，行員である亡Ｈ及び亡Ｉに対しては労働契約に伴い，労働者がその生命，身体などの安全を確保しつつ労働することができるよう，必要な配慮をすべき義務があったといえる（労働契約法５条）。また，被告は，同様に七十七スタッフサービス株式会社（当時）と労働者派遣契約を締結して被告女川支店に派遣されていた亡Ｊに対しても業務上の指揮命令権を行使してその労務を管理していたのであるから，信義則上，同様の不法行為法上の安全配慮義務を負っていたというべきである。本件に即して言えば，被告は，本件被災行員ら３名が使用者又は上司の指示に従って遂行する業務を管理するに当たっては，その生命及び健康等が地震や津波といった自然災害の危険からも保護されるよう配慮すべき義務を負っていたというべきである。

引用元：最高裁判所

企業にとって安否確認は、安全配慮義務と従業員の命を守るためにも重要な取り組みです。

企業の信頼性向上

災害や緊急事態における安否確認は、企業の信頼性向上につながります。安否確認が確実に行われている企業は、危機管理能力が高いと評価され、信頼を獲得できます。

災害時や緊急時には、関係先に向けて以下を発表すると良いでしょう。

災害直後から安否確認や把握している情報を発信し続けることで、従業員と家族・取引先・顧客・地域社会に、企業の対応力を示せます。

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2024年7月10日 安否確認

企業の安否確認はどうやって行う？流れを4つの手順で解説

企業が安否確認を行う手順は以下の4つです。

企業の安否確認の流れが知りたい経営者・人事担当者は多いでしょう。ここでは、4つの手順に沿って、災害時や緊急時に企業がすべき安否確認の流れを詳しく解説します。

最後まで見れば、企業の安否確認の流れがわかり、緊急時に適切な対応を取れるようになるでしょう。

①従業員本人・家族の現在の状況を確認する

企業が災害時に安否確認を行う際、最初に取り組むべきは従業員本人と家族の状況確認です。

従業員が安全でも、家族に問題があれば業務に集中できません。そのため、従業員の生存確認や安全確認だけでなく、家族の状況も把握しましょう。

安否確認の手段は以下の通りです。

上記の手段を用いて、全従業員に連絡を取り、安否状況・現在の所在地・怪我の有無・家屋の損壊状況・緊急対応の可否などを確認します。

企業は従業員が応答しやすい手段を選び、確実に状況を把握しましょう。

②出社できる従業員数を把握する

従業員の安否状況と連絡手段を確認したあと、次に各従業員が出社可能かどうかを尋ねます。

企業にとっては、専門的な判断・技術が必要な場面も多いため、以下に分けて動ける人材を把握しましょう。

従業員の所在地や交通手段も考慮し、出社までにかかる時間を見積もることも必要です。出社できる従業員数の把握によって、事業の再開や復旧作業の計画をスムーズに進められます。

③従業員の安否情報を記録・整理する

安否確認の結果を正確に記録・整理することは、企業における災害対応の要です。

安否情報を記録・整理する方法として、従業員から収集した情報を一元的に管理する安否確認システムがあります。安否管理システムなら、情報がリアルタイムで更新され、誰がどのような状況にあるのかを迅速に把握できます。

混乱している状況下でも、適切な指示が出せるようになるでしょう。

また、従業員の状況に応じて、適時適切に安否情報を更新する必要があります。例えば、従業員が避難場所を移動した場合や、新たに必要な情報が得られた場合には、速やかにシステムに反映させてください。

全従業員からの回答を待つのではなく、定期的に集計・報告の時間を設定しておくことで情報の遅滞をなくし、正確な指示が出せます。

④従業員へ行動を指示する

従業員の安否確認が完了したら、次に必要なのは具体的な行動指示です。集計した情報を関係部署や経営陣に報告し、次の行動指示を求めましょう。

災害の状況に応じて、従業員が安全な場所に留まるべきか、または緊急対応に出社するべきかを明確に指示します。

例えば、地震直後で余震の危険がある場合は、安全確保のため自宅や避難所に待機するよう指示してください。緊急対応が必要な場合は、状況を踏まえて出社やリモート対応を求めます。

行動指示は混乱を防ぐほか、従業員が冷静に行動するための重要な取り組みです。

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2024年7月10日 安否確認

企業がスムーズに安否確認を行うための5つの重要ポイント

企業がスムーズに安否確認を行うための重要ポイントは以下の5つです。

企業が災害時にスムーズに安否確認を行うためには、事前の準備が重要です。ここでは、企業がスムーズに安否確認を行うための重要ポイントを詳しく解説します。

最後まで見れば、安否確認の重要ポイントがわかり、企業の危機管理体制が強化されるでしょう。

連絡手段を統一して混乱を防ぐ

企業がスムーズに安否確認を行うために、連絡手段を統一します。事前に連絡手段を統一しておくことで、災害時に従業員がどの手段で情報を受け取るべきか迷わずに済みます。

さまざまな手段がありますが、普段から使い慣れているツールを優先しつつ、災害時でも確実に連絡が取れる手段を選定しましょう。

災害時・緊急時に使える連絡手段の種類とメリット・デメリットを以下で把握してください。

連絡手段が一つに絞れない場合は、優先順位を決め、メイン手段とバックアップ手段を設定しておくと良いです。

例えば、安否確認システムをメインとし、電話やチャットツールをバックアップとして用意すると、連絡がつかない事態を防げます。

連絡内容を事前に設定しておく

企業が安否確認をスムーズに行うためには、連絡内容を事前に設定しておきましょう。災害時や緊急時には状況が混乱するため、確認事項が複雑すぎると従業員が回答しづらくなります。

従業員自身や家族の安否など、最低限必要な情報を確認する質問文・回答選択肢をテンプレートとして準備しておきましょう。以下のテンプレートを参考にしてください。

災害の種類や規模に応じて異なるシナリオを想定し、それぞれの状況に応じた連絡内容をあらかじめ決めておくことで、迅速かつ的確な対応が可能になります。

安否確認方法の事前周知・訓練を行う

企業がスムーズに安否確認を行うためには、事前の周知と訓練が欠かせません。災害時に初めて安否確認のメールを受け取ると、従業員は何をどう回答すれば良いのか分からず混乱する可能性があります。

混乱を防ぐため、通常の業務の一環として、安否確認の方法を全従業員に周知し、訓練を実施しておくことが重要です。

例えば、防災訓練や定期的な社内イベントの際に安否確認のシミュレーションを行います。従業員に実際に操作や回答を体験させると、緊急時にも冷静に対応できるようになります。

さらに、連絡手段や確認内容を事前に設定し、全員が理解している状態を作り出すと、混乱を最小限に抑えることが可能です。

個人情報の取り扱いに注意する

安否確認では、連絡先として電話番号やメールアドレスなどの個人情報を使用するため、漏洩しないよう適切に管理しなければなりません。

平常時からセキュリティ対策を施し、災害時にも安全に情報を共有できる環境を整えましょう。従業員が安心して連絡情報を提供できるよう、他社が閲覧できないシステムの導入や管理体制の強化が求められます。

不正アクセスやサイバー攻撃が増加・高度化している現代において、通信環境のセキュリティ対策も欠かせません。

個人情報を守る対策を講じることで、企業は迅速かつ正確な安否確認が可能となり、従業員から信頼を得られます。

安否確認システムを導入する

企業がスムーズに安否確認を行うためには、安否確認システムの導入が有効です。少人数の従業員であれば個別に連絡を取ることも可能ですが、数十人・数百人規模の企業では、個別対応は困難です。

安否確認システムを利用すれば、一斉に安否確認メールを送信し、全従業員の状況を一元管理できます。

安否確認メールのテンプレートも用意されているため、災害時や緊急時において迅速に対応可能です。

安否確認システムは、情報の集計や可視化も自動で行います。また、セキュリティ面でも堅牢なシステムを選ぶことで、不正アクセスやサイバー攻撃から情報を守れるため、安心して利用できます。

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2024年7月10日 安否確認

企業への導入が推奨される安否確認システムの基本情報

企業への導入が推奨される安否確認システムの基本情報は以下の通りです。

安否確認システムは、災害時に従業員や家族の安否を迅速かつ確実に把握するためのツールです。ここでは、企業への導入が推奨される安否確認システムの基本情報を詳しく解説します。

最後まで見れば、安否確認システムの必要性がわかり、導入の検討が進むでしょう。

安否確認システムの主な機能

安否確認システムの主な機能は以下の通りです。

安否確認システムは、メール・電話・スマホアプリなど、複数の連絡手段を併用して安否確認を行います。通信手段が制限される状況下でも確実に連絡が取れることが特長です。

安否確認システムには、地震や台風など特定の条件に連動して、自動的に安否確認メールを送信する機能も搭載されています。

また、未回答者への再送信機能もあり、通知を見逃した従業員にも再度確認を促すことが可能です。回答率が向上し、より正確な安否状況の把握ができるでしょう。

安否確認システムには、家族の安否確認やメッセージ交換を行える掲示板機能もあり、従業員の安心感を高められます。

企業は安否確認システムの導入によって、災害時の混乱を最小限に抑え、適切な対応を取れるようになるでしょう。

安否確認システムを導入するメリット

安否確認システムを導入するメリットは以下の通りです。

従業員の安全確保を最優先するためには、連絡の確実性とスピードが求められます。安否確認システムの一斉送信機能や自動集計機能によって、個別連絡の手間が省かれ、緊急時の対応を円滑に進められるでしょう。

また、災害発生直後に安否確認担当者が被災している場合でも、システムが代わりに安否確認を行い、迅速に対応します。さらに、セキュリティ対策も充実しており、個人情報の管理が厳重に行われるため、安心して利用可能です。

安否確認システムは、データセンターの分散や回線の冗長化により、通信障害にも対応できる設計が施されています。通信規制が行われる状況でも、安否確認が確実に行えることがメリットです。

安否確認システムの選び方

安否確認システムの選び方は以下の通りです。

安否確認システムが緊急時でも直感的に操作できるシンプル設計の場合、災害時の混乱の中でもスムーズに操作できます。また、多言語対応や任意の地域に限定した配信機能の有無も重要です。

個人情報が適切に保護されていることや、災害時にシステムダウンしない稼働実績があることも考慮しましょう。

さらに、文面テンプレートの種類・訓練の実施方法・運用相談など、どのくらいサポートしてくれるのかを確認してください。

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2024年7月10日 安否確認

導入を検討する企業へ！けんさぽの安否確認システムの特徴

安否確認システムの導入を検討する経営者・人事担当者におすすめなのがけんさぽです。けんさぽの安否確認システムは、以下の特長を備えています。

けんさぽの安否確認システムは、気象庁とのAPI連携やGPS機能によって、安否確認の連絡を自動で行います。

返答確認や回答集計の自動化により、災害時において、安否確認を行う人事担当者の業務が軽減されます。従業員はスマホアプリで簡単に回答できるため、利便性の高さもポイントです。

けんさぽの安否確認システムは、従業員一人あたり月額100円からという価格によってコストを抑えられます。

緊急時の対応策として安否確認を強化したいと考えている経営者・人事担当者は、ぜひ一度けんさぽへご相談ください。

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2024年7月10日 安否確認

企業の安否確認に関する3つのよくある質問

企業の安否確認に関するよくある質問は以下の3つです。

企業の安否確認に関して、疑問を抱える経営者・人事担当者は多いでしょう。ここでは、企業の安否確認に関するよくある質問を詳しく解説します。

最後まで見れば、企業の安否確認の疑問と回答がわかり、安否確認の体制強化に向けて動けるようになるでしょう。

安否確認は企業の義務？

企業の安否確認は、法律で明確に義務づけられているわけではありません。しかし、企業は労働契約法第5条および労働安全衛生法に基づき、従業員の安全配慮義務を負っています。

（事業者等の責務）

第三条　事業者は、単にこの法律で定める労働災害の防止のための最低基準を守るだけでなく、快適な職場環境の実現と労働条件の改善を通じて職場における労働者の安全と健康を確保するようにしなければならない。また、事業者は、国が実施する労働災害の防止に関する施策に協力するようにしなければならない。

引用元：労働安全衛生法

企業には、災害時に従業員の安全を確保するなどの適切な対応が求められています。万が一、企業が安否確認を怠り、従業員の安全が確保されない場合、ペナルティを受ける可能性があります。

会社での安否確認方法にはどんなものがある？

会社での安否確認方法は以下の通りです。

電話は口頭で細かく安否状況が確認できますが、1回の電話で従業員一人にしか対応できません。メールは一斉送信が可能ですが、サーバーの処理が追い付かないケースも出てきます。

そのため、特定の安否確認方法に頼るのではなく、複数の手段を併用すると、漏れのない適切な安否確認が可能となります。

従業員の安否確認はなぜ必要？

企業にとって従業員の安否確認が必要な理由は、事業継続の判断や従業員の安全を確保できる手段だからです。

特に災害時は、迅速かつ正確な安否確認と動ける人員の把握によって、事業再開や復旧活動のスピードが早まります。

また、従業員が家族の無事を確認できれば、心配せずに業務へ集中できるため、企業全体の対応力も向上します。

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2024年7月10日 安否確認

まとめ：従業員の安否確認は企業にとって重要！万が一の事態に備えておこう

企業の安否確認は、従業員の安心感の向上や業務継続（BCP）にとって欠かせない取り組みです。企業の安否確認の流れを以下でもう一度確認しましょう。

企業がスムーズに安否確認を求めるなら、安否確認システムの導入がおすすめです。情報の一元管理や自動集計が可能で、混乱した状況でも的確な指示を出せます。

けんさぽは、安否確認を従業員一人あたり月額100円から承ります。気象庁とのAPI連携やGPS機能によって、安否確認の自動化が可能です。

けんさぽでは、返答確認や回答集計も自動で行うため、安否確認を行う人事担当者の業務が軽減されます。災害時において、従業員の安全を確保しつつ、企業にとって必要な人材の確保が迅速に行えるでしょう。

緊急時の対応策として、安否確認を強化したいと考えている経営者・人事担当者は、ぜひ一度ご相談ください。