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健康管理システムとは、健康診断やストレスチェックなど、従業員の健康に関する情報をオンライン上で一元管理できるITシステムのことです。
企業は健康管理システムの導入によって、以下のメリットが得られます。
健康管理システムを導入すると、従業員の健康データを適切に管理でき、健康リスクを早期に把握することが可能です。
当記事では、以下のことがわかります。
最後まで見れば、健康管理システムの機能や効果がわかり、円滑に導入・活用できるようになるでしょう。
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【健康診断結果の一元管理マニュアル】
健康管理システムとは、従業員の健康に関する情報を一元管理できるITシステムのことです。健康診断の予約や結果の管理、面談者の選定など、従業員の健康管理に必要な業務を効率化します。
健康管理システムは、従業員の健康データを一つのシステム内で集約し、管理する仕組みです。各従業員の健康診断結果やストレスチェックのデータを一箇所にまとめて保管し、必要に応じてアクセスできるようになります。
従来のExcelや紙ベースでは、データが膨大になり管理が困難でした。しかし、健康管理システムの導入によって、業務の効率化とデータの一元管理が可能になります。
また、企業担当者の負担を大幅に軽減し、従業員の健康管理がよりスムーズに行えるようになります。以下で、健康管理システムの種類と健康診断システムとの違いを確認しましょう。
最後まで見れば、健康管理システムの概要がわかり、導入に向けて行動できるようになるでしょう。
健康管理システムの種類
健康管理システムの種類は以下の通りです。
- クラウド型
- パッケージ型(オンプレミス型)
クラウド型は、健康管理システムを提供する業者のサーバーにアクセスする方法です。インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。運用費用は「従業員数×○○円」で計算されることが多く、従業員数によって変化します。
クラウド型は、オンラインで健康診断の予約が可能です。また、受診漏れを防げるほか、受診推奨メールを自動送信できます。さらに、入力した健康データを基に、労働基準監督署への報告書を自動で作成します。
産業医との面談が必要な従業員の選定・予約・面談も、すべてオンラインで完結可能です。
特定の業種や企業規模に合わせたカスタマイズができ、健康リスクの高い従業員の早期発見や対応を支援します。
一方、パッケージ型（オンプレミス型）は、提供業者からライセンスを買い取り、自社でシステムを構築する方法です。自社のニーズに合わせた機能を導入しやすく、カスタマイズ性に優れています。
パッケージ型（オンプレミス型）は、導入などに高額なランニングコストが発生します。しかし、従業員数の増減に運用費用が左右されないため、従業員数が多い企業の場合は、費用対効果が高くなるでしょう。
導入するシステムの種類を選ぶ際には、企業のニーズや規模に応じた最適なツールの選定が重要です。
健康診断システムとの違い
健康診断システムは、医療機関や健診センターで健康診断や人間ドックの業務を効率化するためのシステムです。予約や受付・会計・請求書作成などの窓口業務をサポートし、診察以外の業務効率を大幅に向上させます。
一方、健康管理システムは、従業員の健康診断結果やストレスチェック結果を一元的に管理し、面談スケジュールの調整や労働基準監督署への報告書作成を自動化します。
健康管理システムと健康診断システムはそれぞれ異なる目的と機能を持っており、企業と医療機関の適切な利用によって、効果的な健康管理が可能となります。
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【健康診断結果の一元管理マニュアル】
健康管理システムの機能は以下の5つです。
健康管理システムには、企業が抱える課題を解決するさまざまな機能があります。ここでは、健康管理システムの機能を詳しく解説します。
最後まで見れば、健康管理システムの全体像がわかり、導入のメリットが明確になるでしょう。
健康診断の予約・結果の管理
健康管理システムは、従業員の健康診断予約を適切に管理し、受診漏れや再検査のリマインドを自動で行います。
健康診断の実施は企業に定められた義務です。仮に未受診の従業員が業務上でケガ・病気になった場合、安全配慮義務違反に問われることもあります。
また、民事訴訟に発展すると、損害賠償を命じられるリスクも発生します。企業は健康管理システムの導入によって、健康診断が未受診になる従業員を減らし、法的リスクを回避できます。
さらに、健康管理システムは蓄積された健康診断結果をデータとして一元管理し、分析する機能を備えていることも特長です。健康リスクの高い従業員を特定し、適切な対応が取れます。
健康管理システムの導入で、企業の健康管理業務が大幅に効率化されるでしょう。
ストレスチェックの実施
健康管理システムには、従業員のストレスチェックを実施する機能があります。一般的に利用されるストレスチェックの設問（57問・80問）が用意されているほか、独自の設問の設定も可能です。
また、ストレスチェックの受験結果の管理や未受検者へのリマインド機能も備えています。
定期的にストレスチェックを実施し、結果をデータとして管理・分析すると、従業員のメンタルヘルスケアが適切に行えます。
ストレスチェックについては以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
労働基準監督署への報告書の作成
健康管理システムは、労働基準監督署への報告書作成を自動化する機能を備えています。従業員の健康診断データや面談記録をシステムに入力すると、必要な情報を簡単に集計し、報告書の形式にまとめて出力することが可能です。
手動でのデータ集計や報告書作成の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
入力ミスや抜け漏れを防ぎ、正確な報告書作成ができるでしょう。
常時雇用している従業員が50人以上いる企業は、健康診断の結果を労働基準監督署に報告する義務があります。
（健康診断結果報告）
第五十二条 常時五十人以上の労働者を使用する事業者は、第四十四条又は第四十五条の健康診断（定期のものに限る。）を行つたときは、遅滞なく、定期健康診断結果報告書（様式第六号）を所轄労働基準監督署長に提出しなければならない。
引用元：労働安全衛生規則
健康管理システムの活用によって、企業の労務管理がスムーズに行え、法令遵守を確実に実施できるでしょう。
産業医・保健師との面談予約・実施
健康管理システムを利用すると、産業医や保健師との面談予約が簡単に行えます。高ストレス者をシステム上で自動的に抽出できるため、面談日程の調整が効率的に進められます。
面談結果をシステム上で一元管理し、従業員の健康状態の変化について迅速な対応が可能です。また、必要なデータを事前に産業医や保健師と共有できます。
健康管理システムによって、面談の質が向上し、従業員の健康管理が適切に行えるでしょう。
健康リスクの把握・予測
健康管理システムの導入によって、従業員の健康リスクの早期把握や予測が可能です。
蓄積された健康診断結果・ストレスチェック・勤怠記録などのデータを分析し、リスクの高い従業員や部署を特定します。
オーバーワークの従業員に対して早期のアラートを発し、休職や離職につながるリスクを減少させることが可能です。健康管理システムは、自社の労働環境を見直し、改善するための有力なツールとなります。
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【健康診断結果の一元管理マニュアル】
健康管理システムを導入するメリットは以下の6つです。
健康管理システムの導入は、企業にとって多くのメリットをもたらします。ここでは、健康管理システムの導入で得られる6つのメリットを詳しく解説します。
最後まで見れば、健康管理システムの具体的なメリットがわかり、導入を検討するきっかけになるでしょう。
健康データ管理業務の負担軽減になる
健康管理システムの導入によって、従業員の健康データ管理業務が大幅に軽減されます。従来は、以下の業務が紙ベースで行われており、多くの時間と労力が必要でした。
- 健康診断結果の入力・管理
- ストレスチェックの結果管理
- 煩雑な書類やデータファイルの整理
健康管理システムを活用すると、さまざまなデータがオンライン上で一元管理できます。データの入力・整理・検索が簡単になり、担当者の業務負担が大幅に軽減されるでしょう。
また、データの一元管理により、複数の部署でのデータ共有がスムーズに行えるため、社内全体でのデータ管理が効率化されます。
従業員の健康意識が向上する
健康管理システムの導入によって、従業員の健康意識が向上します。なぜなら、従業員が自分の健康状態を定期的にチェックできる環境が整うからです。
健康管理システムは、従業員一人ひとりが自身の健康データにアクセスし、パソコンやスマートフォンから簡単に確認可能です。
結果を日常的に意識することで、自己管理能力が向上し、生活習慣の見直しや健康維持に積極的に取り組むようになるでしょう。
企業側も従業員の健康状態をリアルタイムで把握できるため、早期に対応できます。従業員の健康リスクを軽減し、働きやすい環境の提供が可能です。
労働環境の改善がしやすくなる
健康管理システムの導入で、労働環境の改善がしやすくなります。
従業員の健康データと勤怠データの一元管理によって、残業時間や休日出勤の頻度など、従業員の健康に影響を与える要素のデータ分析が容易になります。過労が疑われる従業員や、健康状態が悪化している従業員を早期に発見し、適切な対策を講じられるでしょう。
健康管理システムは、問題点を素早く特定し、労働環境の最適化に向けた具体的な改善策を検討するうえで非常に役立つツールです。
従業員のフォローアップ体制が整う
健康管理システムによって、最小限の手間で最大限のフォローアップ体制が整います。
従業員一人ひとりの健康データが可視化されるため、再受診通知やメンタルケアの必要性など、健康面で不安のある従業員を漏れなく抽出できます。
健康管理システムを活用すれば、医療機関への受診推奨や産業医との面談もデータに基づいて分析・判断が可能です。また、自動でお知らせメールを配信する機能により、アフターフォローが必要な従業員への対応が迅速に行えます。
法改正に対応しやすくなる
健康管理システムは、法改正に迅速かつ確実に対応できるメリットがあります。
労働安全衛生法や働き方改革関連法など、労働環境に関する法令は頻繁に改正されます。適切に対応するためには、最新の情報を把握し、社内システムへ反映させることが重要です。
健康管理システムは、法改正に対するアップデート機能を備えており、システムベンダーからのサポートも受けられるため、法令遵守が容易になります。
結果として、企業は法的リスクを軽減し、適切な労働環境の整備を継続的に実現できます。
健康経営優良法人認定の取得につながる
健康管理システムの導入で、経済産業省が推奨する健康経営優良法人の認定取得につながります。同認定は、従業員の健康管理に積極的に取り組んでいる企業を対象としており、社会的な評価を高める大きな要素です。
認定を受けることで、企業のイメージアップが図られ、信頼性が向上し、優秀な人材の採用や従業員の定着率の向上に寄与します。また、取引先や顧客からの評価も高まり、自社製品やサービスの販売促進にもつながるでしょう。
健康管理システムは、健康経営優良法人の認定取得に欠かせないツールの一つです。健康経営優良法人については以下の記事で詳しく解説しているのでご覧ください。
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【健康診断結果の一元管理マニュアル】
健康管理システムを導入するデメリット・注意点は以下の3つです。
健康管理システムを導入する際には、いくつかのデメリットがあります。ここでは、健康管理システムを導入するデメリットと併せて注意点も詳しく解説します。
最後まで見れば、デメリット・注意点がクリアになり、自社に合うシステム導入ができるようになるでしょう。
自社に最適な健康管理システムを見つけるのに時間がかかる
健康管理システムの導入には、自社に最適なシステムを見つけるのに時間がかかります。昨今、多くの企業が健康管理システムを提供しており、最適なシステムを選ぶのは容易だとはいえません。
健康管理システムを検討する場合、導入の目的や求める機能を明確にし、複数のシステムを比較検討する必要があります。時間をかけて慎重に選定しないと、導入後に使いこなせず、無駄なコストがかかるリスクもあります。
データだけに頼らない運用が必要
健康管理システムのデータだけに頼りすぎるのは良くありません。
健康管理システムは、従業員の健康情報をデータで管理できる便利なツールです。しかし、データのみに基づいて判断すると、従業員の健康状態やメンタルの変化を見逃す可能性があります。
システムのデータを活用しつつ、従業員と日常的にコミュニケーションを図りましょう。従業員の様子を常に気にかけることで、より適切な健康管理が行えます。
導入の目的・自社の課題を明確にする
健康管理システムを導入する際、重要なのは導入の目的と自社の課題を明確にすることです。多機能なシステムに惹かれても、必要な機能を見極めて選定しなければ、使いこなせず無駄な投資になりかねません。
健康管理システムの導入前に、健康診断のデータ管理・ストレスチェックの活用・健康経営優良法人の認定取得など、自社のニーズの把握が大切です。
目的が不明確なままでは、システムの導入効果が得られず、従業員の健康管理にも支障をきたす可能性があります。解決すべき課題と必要とされる機能がマッチしているか、確認しながら選定しましょう。
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【健康診断結果の一元管理マニュアル】
健康管理システムの導入に必要な費用内訳は以下の通りです。
健康管理システムを導入する際に発生する費用は主に4つです。ここでは、健康管理システムの導入に必要な費用の種類を詳しく解説します。
最後まで見れば、健康管理システムの費用内訳がわかり、最適なシステム導入が実現できるでしょう。
システム検討段階の費用
健康管理システムを導入する際、初期段階での検討費用がかかります。上層部に稟議(りんぎ)を通すまでにかかる費用は以下の通りです。
- システムのリサーチ
- 稟議のための資料作成・会議
- トライアルの実施
- 業者とのやり取りなどの作業に伴う人件費
初期段階での費用を把握しておくことで、社内での承認を得やすくなります。システム検討段階の費用をしっかりと見積もることで、スムーズな導入プロセスの実現が可能です。
導入時の初期設定費用
健康管理システムを導入する際の、初期設定費用は以下の通りです。
- システムのセットアップ
- その他システム(人事や勤怠)との連携
- 既存データの移行
システム設定は、健康管理システム導入後のスムーズな運用を実現するために重要です。初期費用を正確に見積もり、予算計画に反映させることで、導入後のトラブルが防げます。
月々の運用費用
健康管理システムは、月々の運用費用が発生します。主に従業員数と利用する機能の数によって決まります。従業員個々の健康状態を管理しやすくするため、適切な運用計画を立てることが重要です。
運用費用には、システムの維持管理やアップデート、サポートサービスの費用が含まれることが多いです。
導入の目的と自社の課題を明確にし、機能の妥当性と金額を確認しましょう。
カスタマイズ・オプション費用
健康管理システムを自社のニーズに合わせるためには、カスタマイズやオプション機能の追加が必要です。標準機能だけでは最適な運用ができないケースもあります。
例えば、その他システム(人事や勤怠)との連携や産業医・保健師の派遣は、追加機能として設定されていることが多いです。
追加費用が発生する場合は、費用対効果を確認しながら運用を進めてください。
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【健康診断結果の一元管理マニュアル】
健康管理システムを選ぶときに重要なチェックポイントは以下の4つです。
最適な健康管理システムを選ぶためには、比較検討が不可欠です。ここでは、健康管理システムを選ぶときに重要なチェックポイントを詳しく解説します。
最後まで見れば、健康管理システムの選び方がわかり、自社に最適なシステムの導入につながるでしょう。
①費用
健康管理システムにはクラウド型とオンプレミス型があり、それぞれ初期費用や月額費用に差があります。
クラウド型は初期費用が低く、迅速な導入が可能です。一方、オンプレミス型はカスタマイズ性に優れますが、導入コストが高くなります。
どちらの健康管理システムも、以下のような費用が発生します。
自社のニーズに合ったシステムを選定するため、初期費用、運用費用、カスタマイズ性を慎重に比較しましょう。
②操作性・使いやすさ
健康管理システムのシステムの操作が難しいと、従業員や担当者が利用を避ける傾向にあり、結果としてシステムの効果が十分に発揮されません。画面の見やすさ・健康データの管理のしやすさ・担当者と産業医などの情報共有がスムーズかどうかを確認しましょう。
また、従業員がスマートフォンやパソコンから簡単にアクセスできるか、回答しやすいインターフェースが備わっているかも重要なポイントです。
事前にデモ体験を利用して実際に操作すると、導入後のイメージがつかみやすくなります。「健康管理システムを導入したが、操作が難しく紙ベースに戻った」とならないためにも、複数のシステムを比較し、操作性を重視して選びましょう。
③セキュリティ対策の充実度
健康管理システムの選定において、セキュリティ対策は重要な要素の一つです。従業員の健康データは、健康診断結果やストレスチェックの結果など、要配慮個人情報が含まれます。
安全な管理のためには、システムがプライバシーマークやISMS認証などのセキュリティ認証を取得しているかの確認が不可欠です。
また、システムは閲覧権限を柔軟に設定できる機能を持つことが望ましいです。管理者・産業医・従業員それぞれの役割に応じて、適切な範囲で情報を閲覧できると、情報漏洩のリスクが軽減できます。
さらに、二段階認証やIP制限といったセキュリティ機能が備わっているかも確認しましょう。不正アクセスやデータ漏洩を未然に防げます。
④サポート体制
健康管理システムを選ぶ際には、導入後のサポート体制を確認してください。システム導入後に発生する問題や疑問を解決できるサポートがないと、システムの有効活用が難しくなります。
サポートがメール対応・電話対応・自動応答のチャットボットのどちらになるのかを確認しましょう。サポートが丁寧でスムーズに行われることが、システム運用の要となります。
また、導入事例やデモ体験を通じて、サポート体制の手厚さなどの確認も大切です。導入後の定期的なフォロー面談が提供される場合、頻度や内容も把握しておくとスムーズに活用できます。
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【健康診断結果の一元管理マニュアル】
けんさぽの健康管理システムを導入した企業の口コミを以下で確認してください。
従業員が手続きに時間を費やし業務効率が低下していました…。
導入前の課題:
業務時間の浪費: 従業員が予約や健康診断に関する手続きに時間を費やし、業務における効率が低下していました。
データの不正確性: 手動での情報入力により、健康データが正確でなく、これが健康管理上の問題を引き起こしていました。
導入後の解決:
アウトソーシングによる業務効率向上: アウトソーシングサービスの導入により、従業員は手続きにかかる時間を削減し、業務に専念できるようになりました。
正確なデータ管理: 外部の専門機関が提供する健康管理システムにより、正確な健康データが一元管理され、データの正確性が向上しました。
けんさぽでは、従来、企業担当者が行っていた健康診断の予約調整などの業務を引き継ぎます。また、健康データをオンライン上で一元管理できるため、健康診断の未受診者へのリマインド・受診率の分析・有所見者の抽出などの正確性が高まります。
けんさぽなら、企業担当者の作業負担を大幅に軽減することが可能です。詳しくは「けんさぽの導入事例」をご覧ください。
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【健康診断結果の一元管理マニュアル】
健康管理システムに関するよくある質問は以下の3つです。
健康管理システムについて疑問を抱えている経営者・人事担当者は多いでしょう。ここでは、健康管理システムに関するよくある質問を詳しく解説します。
最後まで見れば、健康管理システムの疑問と回答がわかり、導入に向けて準備を始められるでしょう。
健康管理システム・アプリの目的は？
健康管理システムやアプリの目的は、従業員の健康状態を一元管理し、企業担当者の負担を軽減することです。
システム・アプリの活用により、従業員の健康リスクを早期発見して対策が講じられるため、企業の生産性向上が期待できます。さらに、健康意識の向上や健康習慣の定着を促進し、従業員の満足度やモチベーションを向上させる効果もあります。
健康管理に大切なことは？
健康管理に大切なことは以下の3つです。
- 予防
- 早期発見と早期対応
- 治療と再発予防
日常生活において質の良い睡眠・バランスの取れた食事・適度な運動を心がけることが予防になります。
また、定期的に健康診断を受け、ストレスチェックを活用して自身の健康状態を把握し、違和感があれば早めに対応しましょう。病気が発覚したら治療をしっかり行い、再発防止のための取り組みを継続してください。
健康管理センターの目的は？
健康管理センターの目的は、従業員の健康を維持・向上させるための包括的なサポートを提供することです。健康診断や人間ドックの実施を通じて生活習慣病の早期発見に努め、個々の健康状態を把握します。
また、予防接種・感染症対策・メンタルヘルスケアの支援なども行い、従業員が健全な職業生活を送れるようにサポートします。
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【健康診断結果の一元管理マニュアル】
健康管理システムの機能をもう一度おさらいしましょう。
健康管理システムを導入すると、従業員の健康データを一元管理でき、企業担当者の負担を大幅に軽減できます。また、健康リスクの早期発見や適切なフォローアップ体制の構築により、従業員の健康意識が向上し、企業全体の生産性向上が期待できます。
導入する際は、導入目的を明確にし、自社に最適なシステムの選定が重要です。
けんさぽでは、健康診断の予約調整などのアナログ作業から、従業員の健康情報のデータ化など、健康管理に関する作業を一括で承ります。従業員1人あたり100円というコストで、健康診断結果から有所見者の抽出・ストレスチェックの実施・各種報告書の出力など、豊富なサービスの提供が可能です。
健康管理システムの導入を考えている経営者・人事担当者は、ぜひ一度ご相談ください。
